Réseau news

Le réseau continue de s’étendre !

Suite aux décisions gouvernementales et compte tenu de la situation sanitaire, la première réunion des référents archives qui devait avoir lieu le 3 novembre a été annulée. Elle sera déplacée en juin 2021 dès que les conditions nécessaires à sa bonne tenue seront réunies.
Vous aviez été nombreux à répondre à cette première sollicitation et nous vous en remercions. Depuis le lancement du réseau, de nouveaux référents nous rejoignent régulièrement et nous espérons que nous serons encore plus nombreux lorsque cette première réunion sera possible !
   N’oubliez pas si vous quitter votre poste de référent de nous prévenir afin que nous mettions à jour notre base de données.

Archiv’info :
L’archivage bureautique 

/ En quoi consiste-t-il ?

Il s’agit d’une étape indispensable avant tout initiation de projet d’archivage électronique.
Il consiste à réaliser un travail de préparation sur les documents électroniques produits par les agents (les services) d’une collectivité afin de faciliter la recherche et l’archivage.

/ Comment se concrétise-t-il ?

Par la création d’une arborescence numérique cohérente en accord avec les besoins de la collectivité.
Par la mise en place d’une procédure de nommage des fichiers. Exemple : 20201103_urbanisme_compterendu_v1.pdf
Par l’utilisation de formats adaptés pour les documents nécessitant un archivage pérenne. On favorise ainsi les formats dits « ouverts » tel que le PDF.
Par l’élimination récurrente des documents électroniques qui n’ont pas vocation à être conservés. L’élimination est cependant soumise aux mêmes contraintes que pour les archives papier et nécessite un bordereau à faire valider par les Archives départementales.

En pratique :

Le Centre de Gestion peut vous aider
à répondre à vos besoins :

Grâce à une nouvelle prestation à destination des collectivités centrée sur l’archivage bureautique.

Par la mise à disposition sur demande de fiches pratiques introduisant les concepts de l’archivage électronique.