Archiv’info :
dématérialisation ou numérisation ?
La dématérialisation c’est la production et la gestion de document uniquement sous forme électronique, de leur création à leur archivage. Cela est déjà le cas des marchés publics et, à compter du 1er janvier 2021, des documents d’urbanisme. Ici, le document original est donc électronique.
À partir de 2022, la dématérialisation des droits des sols sera obligatoire aux communes de plus de 3500 habitants ; le dépôt des demandes de permis de construire, déclarations préalables et certificats d’urbanisme se fera par voie dématérialisée. Afin d’aider les services dans la mise en place de ces nouvelles procédures, le Service Interministériel des Archives de France a produit deux notes présentant les différentes implications de cette dématérialisation pour l’archivage. Elles sont disponibles ici.
Ne pas confondre avec la numérisation qui est la transformation de dossiers papier vers une forme électronique. Le document original reste papier. La version électronique est une simple copie.
Pour archiver en sécurité ces documents électroniques, il est nécessaire de respecter des normes strictes associées à un système d’archivage électronique. Un simple serveur n’est pas suffisant. Celui-ci permet de stocker et non d’archiver. L’acquisition d’un logiciel est une solution couteuse, surtout pour des petites collectivités, il est donc essentiel d’anticiper son achat et pourquoi pas envisager la mutualisation. Le dépôt auprès du centre instructeur peut également être une alternative. |
N’oubliez pas si vous quitter votre poste de référent de nous prévenir afin que nous mettions à jour notre base de données.
