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Cette note porte sur l’évolution de la note DGP/SIAF/2018/001 du 4 janvier 2018 et clarifie les différentes modalités d’externalisation de conservation des archives papier et électroniques.
Ce qu’il faut retenir :
L’externalisation est un processus qui comprend principalement le stockage physique mais aussi les procédures archivistiques comme la gestion des éliminations. Mais attention, des règles doivent être respectées :
- Dans le cas d’un tiers-archiveur, le prestataire doit être agréé. L’externalisation ne peut alors concerner que les archives intermédiaires : c’est-à-dire que les documents à conservation définitive, une fois leur durée d’utilité administrative (DUA) atteinte, devront être restitués à la collectivité.
- Il possible de faire appel à un autre acteur public avec lequel on partage les coûts. On parle alors de mutualisation.
- Enfin, il est possible d’envisager un transfert auprès d’une collectivité ou d’un groupement de collectivités tierce comme un autre service d’archives ; il s’agit alors d’un dépôt.
- Dans ces deux derniers cas, il est alors tout à fait possible de conserver les archives intermédiaires et définitives.
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