Ces guides pratiques à destination des collectivités territoriales ont été publiés par le SIAF en 2 livrables :

• « Dossiers d’urbanisme : comment numériser pour bien archiver ? » 20220718 DGPA SIAF urbanisme numérisation
  Guide V2 : présente les prérequis et bonnes pratiques pour numériser des dossiers d’autorisation d’urbanisme.
• Questionnaire d’évaluation en vue d’obtenir le visa d’élimination de documents d’origine sur support papier ayant fait l’objet d’une numérisation 20220718 DGPA SIAF urbanisme questionnaire evaluation V2 (sur francearchives.fr) : permet d’évaluer la qualité de la numérisation afin d’obtenir l’autorisation d’élimination des supports papier par les Archives départementales.

Ces guides intègrent un corpus qui sera augmenté par un référentiel de durées de conservation d’autorisation d’urbanisme, une fiche d’évaluation des documents d’urbanisme, un guide d’aide à la réalisation de profils d’archivage conformes au SEDA, une étude sur les stratégies et scénarios d’archivage électronique des documents d’urbanisme.

Ce qu’il faut retenir :

Pour qu’une copie soit dite « fiable », il faut qu’elle ait « la même force probante que l’original » (article 1379 du code civil). Pour cela, la copie d’un acte juridique doit répondre à l’ensemble des conditions suivantes :

• La reproduction doit produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci ;
• L’intégrité doit être attestée par une empreinte électronique (notamment par l’usage d'un horodatage, d'un cachet électronique ou d'une signature électronique) ;
• La reproduction doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération et son accès doit avoir fait l'objet de mesures de sécurité appropriées ;
• Les empreintes, les traces générées, les dispositifs et mesures prévues doivent être conservées aussi longtemps que la reproduction.

Pour éliminer les documents d’origine papier après leur numérisation, la collectivité doit être en mesure de respecter le cadre de la copie fidèle et d’assurer l’archivage intermédiaire et définitif des copies numériques en disposant d’un système d’archivage électronique (SAE). Sinon, elle doit conserver au moins un exemplaire d’origine papier.