• la « Fiche outil n°7 – GED ? Coffre-fort ? SAE ? » : à l’aide de mots clefs, les archivistes vous aident à comprendre la différence entre la gestion électronique des documents (GED), le coffre-fort et le système d’archivage électronique (SAE). 
• la « Fiche outils n°8 – La communication des archives » : comment les publics, agents ou administrés, peuvent-ils avoir accès aux documents ? Tous les documents sont-ils communicables ? Si non, comment bénéficier d’une dérogation ? La fiche revient également sur la gestion d’une salle de lecture.
• la  « Fiche outils n°9 – La numérisation des documents d’urbanisme » : comment numériser ses documents d’urbanisme tout en garantissant leur sécurité et leur intégrité ? Quels sont les points d’attention et comment mettre en œuvre cette numérisation ?

Celles et ceux qui ont participé à la réunion des référents archives du 15 juin 2023 le savent déjà, le service archives a revu et développé sa nouvelle prestation d’archivage bureautique. Comme l’archivage papier, cette intervention se fait en deux temps : une journée de diagnostic, quelle que soit la taille de la collectivité, pour recenser les besoins et analyser l’existant avec une proposition de plan de classement simple et un rapport comportant des préconisations générales. Puis, la collectivité aura le choix entre deux niveaux d’accompagnement :

1. une reprise des arborescences par les archivistes comprenant leur refonte ainsi que la sélection des éliminations.
2. un accompagnement des services avec des points étapes permettant le suivi du projet de reprise. Cette mission implique la mise en place d’agents référents chargés d’effectuer la refonte des arborescences et la présélection des éliminations dont les lignes directrices auront été validées en amont avec les archivistes. Ces derniers contrôleront ensuite le travail effectué et rédigeront le bordereau d’élimination.

Quel que soit le scénario choisi, les archivistes du cdg69 seront présents à chaque étape aux côtés des agents par le biais d’entretiens individuels et d’ateliers afin que chacun puisse participer à ce travail indispensable avant l’acquisition d’un système d’archivage électronique (SAE).
Si vous souhaitez en savoir plus, ne manquez pas le webinaire prévu à la rentrée 2024 (date à venir sur l’extranet du cdg69).