Beaucoup l’attendaient, la note DGPA/SIAF/2023/010 relative à l'archivage des documents d’autorisations d'urbanisme, son référentiel de conservation et sa fiche d'évaluation archivistique sont parus ce 13 février 2024.
Une refonte des référentiels existants (soit la circulaire AD 98-5 et le texte de préconisations DGP/SIAF/2014/006) a été réalisée afin de revoir et actualiser les délais de conservation, d’harmoniser les préconisations de conservation et de tri et de simplifier et faciliter la gestion du cycle de vie en proposant des délais et des sorts finaux aisément applicables.
Quelques nouvelles durées d’utilité administratives (DUA) à retenir :
- Certificat d’urbanisme : élimination possible après 5 ans à compter de la date de délivrance ;
- Déclaration préalable : élimination possible à 10 ans à partir de la date de décision ou de non-opposition. Il est toutefois possible de conserver les déclarations en secteurs sauvegardés, sites classés et réserves naturelles ;
- Exemplaire de demande d’autorisation d’urbanisme des centres instructeurs : élimination possible à 5 ans.
Attention, même si la DUA est arrivée à son terme, toute élimination d’archives publiques nécessite le visa des Archives départementales. Un bordereau d’élimination doit donc être rédigé.
Informations complémentaires sur la numérisation des documents d’urbanisme : ce 1er août 2023, a également été publiée la note DGPA/SIAF/2023/009 intitulée « Guide d’aide à la sélection des métadonnées pour l’archivage numérique des dossiers d’autorisation d’urbanisme », comprenant une annexe d’accompagnement technique des opérations d’archivage numérique.
Informations complémentaires sur la communicabilité des documents d’urbanisme : en tant qu’archives publiques, ces derniers sont communicables aux personnes qui en font la demande, sous réserve de la protection des secrets protégés par la loi, dont :
- les informations relatives à la vie privée (date, lieu de naissance, coordonnées, finalité du projet) et les éléments faisant apparaître un comportement pouvant porter préjudice, pour lesquelles s’applique un délai de communicabilité de 50 ans (à partir de la date du document concerné) (cf article L311-6 du Code des relations entre le public et les l’administration) ;
- les affaires portées devant les juridictions, pour lesquelles s’applique un délai de communicabilité de 75 ans.
Il convient donc de déterminer le droit d’accès des demandeurs en fonction de la nature (secrets protégés par la loi ou non) et la date des documents qui composent le dossier. À noter qu’un accès anticipé par dérogation peut être fait par la demande en suivant la procédure encadrée par la note d’information DGPA/SIAF/2021/007 du 8 septembre 2021 |
