Appelé aussi « livre de compte » ou encore « grand livre », le registre de comptabilité peut se présenter sous diverses formes. L’instruction DPACI/RES/2009/0181 du 28 août 2009 précise toutefois que, pour être conforme, « il doit comporter le numéro de titre de recette ou de mandat, la nature de la recette ou de la dépense, son objet, l’identité du créancier ou du débiteur et le montant de l’opération ». Contrairement à une idée reçue, ces documents sont à conservation définitive.
Aujourd’hui, la plupart des logiciels de gestion comptable utilisés dans les collectivités permettent d’éditer des registres de comptabilité. Imprimer et archiver cette extraction de données permet notamment :
- de synthétiser toutes les dépenses et recettes au sein d’un seul et même document ;
- de libérer de l’espace physique dans les locaux d’archives papier en permettant l’élimination des factures et bordereaux de comptabilité au terme de leur durée d’utilité administrative ;
- de libérer de l’espace numérique dans les logiciels de gestion en les déchargeant de la conservation de ces documents ;
- et de faciliter la recherche par rapport aux bordereaux de comptabilité.
Outre l’impression systématique du registre de comptabilité après chaque clôture d’exercice budgétaire, il est tout à fait possible de conserver en parallèle les données exportées depuis le logiciel de gestion comptable en fichiers PDF et/ou en fichiers tableurs. Cela permet notamment d'être indépendant du logiciel et de favoriser la pérennité de la conservation de ce document. |
