2022-6-6605

pageemploi

AGENT D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE - OFFICIER D'ETAT-CIVIL (H/F)

Informations
Métier: 

Assistante / Assistant de gestion administrative

Collectivité: 

COMMUNE LYON

Adresse: 

DRH - SERVICE RECRUTEMENT
1 PLACE DE LA COMEDIE
69205  LYON CEDEX 01

Famille de métier: 
Affaires générales
Cadre d'emplois: 
Adjoint administratif
Catégorie: 

C

Service: 
MAIRIE DU 5ÈME ARRONDISSEMENT
Temps de travail: 

35h00

Missions: 

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants est la porte d’entrée des habitants et usagers pour toutes leurs démarches (accueil physique et à distance). Elle participe avec les Mairies d’arrondissement à la définition des parcours usager et œuvre à plus de participation et de concertation du public. A ce titre, la Délégation pilote la plateforme de concertation citoyenne et le premier budget participatif de la Ville de Lyon.

Le 5ème arrondissement compte une population de 49 409 habitants-es.

La mairie du 5ème dispose d’une équipe composée de 30 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
- l’identité et la citoyenneté ( titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement),
- la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
- la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme).

L’organisation est scindée en 3 services : pôle accueil, affaires publiques, et vie locale.

La mairie gère, en outre, plusieurs équipements de proximité dont 2 mairies, 1 salle des fêtes et des familles, 7 équipements sportifs (gymnases et stades), des locaux associatifs, et assume le budget de 3 crèches municipales.

Missions : Sous la responsabilité du directeur général de l’arrondissement, et du coordonnateur affaires publiques, vous êtes l’interlocuteur-trice de proximité des usagers, représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente et aux sollicitations des usagers conformément au cadre réglementaire.

A ce titre, vous êtes garant–e de l’accès de tous au service public dans un souci d’équité et d’égalité.

Activités principales :

1. Accueil des usagers :
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation,
- appréhender les limites de son domaine d’intervention,
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement,
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes,
- rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers,
- repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress,
- s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté.

2. Traitement des dossiers administratifs :
- appliquer des procédures administratives,
- assurer l’envoi de courriers,
- recueillir, classer et archiver des documents,
- transmettre des informations et documents administratifs,
- vérifier la validité des informations traitées,
- rendre-compte à la hiérarchie.

3. Participation à des réunions :
- adapter son mode de travail au contexte,
- apporter une expertise sur son domaine d'activité,
- élaborer des préconisations/solutions/réponses,
- participer à un réseau d'échange professionnel,
- recueillir des informations,
- transmettre des informations et documents administratifs.

4. Suivi d'activité :
- rendre-compte à la hiérarchie,
- tenir à jour des documents de suivi d'activité.

5. Fonction de référent thématique :
- participer à des réunions et faire le lien avec l’ensemble de l’équipe,
- conseiller techniquement les interlocuteurs,
- archiver et classer les documents du service,
- recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques.

Activités spécifiques :

1. Ponctuellement, gestion de l’accueil général du public, du standard et des demandes acheminées par voie électronique :
- enregistrement et répartition des courriers/mails/demandes des usagers dans les différents services,
- saisie dans l’outil métier des plaintes et réclamations,
- gestion des réclamations en lien avec les services municipaux et métropolitains.

2. Activité de prestations administratives et notamment :
- état civil,
- affaires diverses,
- constitution de dossiers et remise de titres d’identité,
- délivrance vignette résident, de carte d’accès à zone bornée,
- délivrance carte Sénior,
- permanences en mairie (gestion d’agenda, lien avec les intervenants…),
- inscriptions scolaires, calcul de quotient familial municipal.

Profil: 

Profil recherché :

CONNAISSANCES - MAITRISE et SAVOIR-FAIRE
- Cadre légal et réglementaire dans les domaines de l’état-civil, nationalité et droit de la famille, élections, affaires diverses
- Organisation administrative de la collectivité, et environnement géographique
- Missions et compétences des partenaires
- Logiciels bureautiques et progiciels spécialisés
- Techniques d'expression orale et écrite, de classement et d'archivage
- Techniques de gestion des conflits et d’écoute active
- Fonctionnement des outils de communication

QUALITES
- Esprit d'équipe, et qualités relationnelles
- Organisation, rigueur et méthode
- Autonomie
- Ecoute et maîtrise de soi
- Discrétion professionnelle

Conditions spécifiques d'exercice :

- Présence 1 samedi matin sur 2 / de 8h30 à 12h
- Travail le 1er samedi après-midi de chaque mois pour la célébration des mariages (un à deux par an et par roulement)
- Participation ponctuelle aux temps forts de la vie institutionnelle de l’arrondissement : scrutins électoraux, vœux du maire, accueil des nouveaux arrivants, forum des associations…

Lieu de travail : Mairie du Point du Jour et Annexe du Vieux Lyon 69005 Lyon
Horaires : 38h45 hebdomadaires + 22 jours de RTT
Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...
Niveau d'expérience : 0-2 ans
Niveau du poste : CG2
 

Destinataire: 

Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 30/08/2022 via le lien URL

À l'adresse suivante :
COMMUNE DE LYON
DRH - SERVICE RECRUTEMENT
1 PLACE DE LA COMEDIE
69205 LYON CEDEX 01

Cette offre a été enregistrée le 1 juillet 2022.

Les candidatures sont ouvertes jusqu'au 30 août 2022.

Poste libre à compter du : 1 septembre 2022.

A noter : si une date limite de dépôt des candidatures figure dans cette offre, il est inutile de postuler après cette date.