Au sein de la direction des mobilités, le service « analyse, planification et évaluation des mobilités » (APEM) décline la politique de mobilités de la Métropole de Lyon aux différentes échelles de territoires. Il réalise des études et des schémas afin de porter les objectifs de mobilité dans les programmes d'aménagements urbains et d’espaces publics. Lieu d'observation des pratiques de mobilité, le service APEM évalue les différentes actions qui constituent la politique de mobilité et les valorise auprès des publics cibles, des élus et des organismes extérieurs.
L’assistant du service APEM facilite au quotidien le travail du responsable et des chargés de mission.
VOS MISSIONS :
- faciliter l’organisation du travail du responsable de service :
- organiser l’agenda,
- préparer les documents pour les différentes instances,
- élaborer les ordres du jour des réunions de service,
- assurer la consolidation d’information auprès des chargés de mission,
- assurer l’information et le suivi de procédures internes,
- assister le responsable du service dans le pilotage du budget de fonctionnement,
- prendre en charge des missions transversales ponctuelles : communication, programme de travail, programme d’équipement, archivage, …,
- assurer le secrétariat du responsable de service et des chargés de mission :
- assurer l’accueil téléphonique et physique selon événements,
- organiser les réunions et assurer la logistique (accueil, matériel, …),
- apporter une aide dans la gestion des agendas,
- saisir les notes et délibérations (mise en page, relecture) et assurer leur suivi,
- mettre à jour les tableaux de bord : suivi des délibérations, des notes, des courriers, …,
- gérer le courrier (enregistrement, diffusion, suivi des courriers signalés entrants, …),
- mettre en page des documents (word, powerpoint) sur commandes spécifiques,
- assurer la gestion des déplacements et réceptions (élaboration des ordres de mission, relations avec les différents interlocuteurs, réservation d’hébergement, …),
- assurer la gestion des fournitures de bureaux (traitement des commandes).
- assurer une interface avec le SRH sur la gestion des ressources humaines :
- gérer les congés, et suivre le planning des congés,
- gérer les absences (interruptions et reprises de service),
- gérer l’accueil des nouveaux arrivants,
- diffuser les documents,
- recueillir les informations diverses.
