Archivage
Notre service
Créé en 1987, le service archives du Centre de gestion du Rhône et de la Métropole de Lyon a pour mission d’aider les collectivités et les établissements publics dans toutes les étapes liées à l’archivage qu’il soit papier ou électronique : de l’épuration au classement en passant par la reprise d’une arborescence informatique.
- Plaquette de présentation de l'archivage papier
- Plaquette de présentation de l'archivage électronique
- Plaquette de présentation du nettoyage express bureautique
Les archives c’est quoi ?
Les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. » (Code du patrimoine).
Pourquoi archiver ?
- Faciliter le bon fonctionnement des services
- Permettre la justification des droits et intérêts des personnes physiques ou morales
- Assurer la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal
Qui en a la responsabilité ?
Propriétaire de leurs archives, les collectivités sont tenues d’en assurer la conservation (Code du Patrimoine, art. L212.6 et L212-6-1). Il s’agit d’une dépense obligatoire qui comprend aussi bien l’aménagement d’un local, l’achat des boites que le classement (Code général des collectivités territoriales, art. L2321-2). Ainsi, les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables (elles ne peuvent être détruite dans visa, ni cédées ou vendues).
De plus, les élus sont responsables de la gestion et de la conservation des archives de la collectivité. Les archives publiques sont protégées par des dispositions pénales spécifiques (Code du patrimoine art. R 212-1 à 4). La responsabilité du Maire ou du Président de la communauté de communes est engagée civilement et pénalement.
Comment se déroule une mission ?
Le service procède préalablement à un diagnostic lui permettant de métrer le fonds et d’estimer la durée de la mission. Une fois la mission validée, l'archiviste pourra effectuer le tri, le classement et l'analyse des documents à l’aide des circulaires règlementaires afin de déterminer les documents à conserver de ceux destinés à l’élimination.
Le service a également pour mission de sensibiliser les agents à l’archivage : réglementation, préparation des boîtes, tri des documents.
Après une première mission temporaire, une mission de maintenance annuelle pourra être proposée et permettra de gérer l’archivage plus régulièrement.