L’apostille et la légalisation sont des démarches de certification de la signature ou du sceau d’un document (acte de naissance, de mariage, de décès…) délivré par une autorité publique. Cette démarche, non exigée en France, est cependant obligatoire lorsque les documents doivent être présentés à l’étranger.
Leur authenticité est certifiée par l’apposition du sceau ou du timbre et de la qualité du signataire
L’article 1er du décret n°2021-1205 du 17 septembre 2021 rappelle ainsi que
«Tout acte public français destiné à être produit à l'étranger doit être légalisé.
La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature de l'auteur de l'acte, la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.
L'apostille, au sens de la convention de La Haye du 5 octobre 1961 susvisée, est le certificat qui atteste de la véracité de la signature de l'auteur de l'acte, de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu.
La détermination de la formalité à effectuer est fonction de l'Etat dans lequel l'acte public doit être produit ».
L’apostille est requise lorsque le document (ex : extrait de Kbis) est présenté dans un pays signataire de la convention de la Haye du 5 octobre 1961 ou le Etats ayant signé une convention les dispensant de cette formalité.
Dans les autres pays, une légalisation est nécessaire.
Dans les pays membres de l’Union européenne, les documents liés à l’état civil sont dispensés d’authentification.
Jusqu’à présent, les demandes d’apostille ou légalisation étaient à formuler auprès des parquets généraux près les cours d’appel et du ministère des affaires étrangères. La loi du 23 mars 2019 prévoit le transfert des démarches aux notaires, ainsi que leur dématérialisation, le 1er mai pour l’apostille et le 1er septembre pour la légalisation
Une base de données nationale de signatures publiques a été créée, afin que les notaires puissent comparer la signature figurant sur un document à celle du signataire, et vérifier la qualité de ce dernier.
Cette base de données doit être alimentée par les communes, dans des conditions sécurisées.
En premier lieu, elles doivent désigner des référents (au moins un, le maire ou un agent, et plusieurs dans les communes de taille importante), avant le 15 mars 2025, en transmettant diverses informations au Conseil supérieur du notariat, à l’adresse apostille.mairie@notaires.fr
Le décret ne donne pas davantage de précision sur la qualité du référent.
En second lieu, les référents devront alimenter la base de données, en y versant les signatures et qualités des élus et des agents concernés.
Les droits pour se connecter au Portail seront ouverts aux seuls référents, qui pourront ensuite déléguer leurs droits pour renseigner la base à un subdélégué, aux élus habilités ou aux agents publics signataires eux-mêmes pour qu’ils renseignent leur propre signature et sceau.
Les informations enregistrées dans la base de données sont mises à jour par les autorités publiques dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la prise de fonctions du signataire, de la modification ou de la cessation de ses fonctions.
Les notaires, saisis d’un acte comportant une signature ne se trouvant pas dans la base de données, pourront contacter les référents.
Une instruction sera envoyée aux communes pour expliquer les modalités pratiques du versement des signatures sur le portail national
L’obligation d’alimenter la base de signature concerne principalement les communes de plus de 3500 habitants, mais les plus petites pourront être amenées à procéder à la vérification de signatures ; il est donc conseillé de compléter aussi la base dédiée.
Pour renseigner initialement la base de données au 15 mars 2025, les communes devront fournir les informations suivantes :
nom, numéro Insee et adresse postale de la commune, ainsi que sa taille (+ ou – de 3500 habitants)
nom, le prénom et l’adresse mail officielle du ou des référent(s) désigné(s)